Un formateur sous-traitant Qualiopi, c’est-à-dire un formateur qui travaille pour un organisme certifié, garde ses obligations propres : déclarer son activité, signer un contrat écrit, tenir ses preuves de réalisation et ne pas sous-traiter à son tour. L’organisme porteur, lui, répond de la qualité devant l’auditeur et le financeur. Cet article répartit ces responsabilités, du point de vue du formateur.
Le cadre légal complet se trouve dans notre pilier sur la sous-traitance Qualiopi. Ici, nous répondons à une question pratique : qui porte quoi quand vous intervenez sous la certification d’un autre ?
Table des matières
Vos obligations en tant que formateur sous-traitant Qualiopi
D’abord, votre déclaration d’activité. L’article L. 6351-1 du Code du travail l’impose à quiconque réalise des prestations de formation professionnelle. Sans numéro de déclaration d’activité, dit NDA, un organisme ne peut pas vous confier une action de formation sans prendre un risque sérieux. Selon Centre Inffo, le tribunal administratif de Montreuil a jugé, le 16 avril 2025 (n° 2306669), que les dépenses liées à des sous-traitants sans numéro de déclaration d’activité ne pouvaient pas être admises comme dépenses de formation, ce qui impose de reverser une somme équivalente au Trésor public dans un cas de ce type.
Ensuite, le contrat de sous-traitance écrit. Lisez-le avant de signer : objet de la mission, durée, prix, calendrier de paiement, répartition des responsabilités. Il constitue votre protection autant que celle du porteur.
- Obtenir et conserver votre NDA, avec son enregistrement à jour.
- Signer un contrat écrit avant toute intervention.
- Ne pas sous-traiter à votre tour la prestation à un tiers.
- Fournir vos justificatifs de compétence : CV, diplômes, expériences, formations suivies.
- Remettre les preuves de réalisation : émargements, évaluations, supports.
Ce que l’organisme porteur assume face à un formateur sous-traitant Qualiopi
L’organisme porteur est certifié, et c’est lui que l’auditeur interroge. L’indicateur 27 du référentiel lui demande de s’assurer que vous respectez le référentiel pour la part de prestation que vous réalisez. Il doit donc vous encadrer, pas seulement vous facturer.
Concrètement, il vérifie vos compétences, conserve les preuves de votre intervention, traite les réclamations des apprenants et répond à l’audit. À partir du 1er novembre 2026, le décret n° 2026-728 demande en plus que cette conformité soit tracée dans les contrats de sous-traitance.
Tableau des responsabilités du formateur sous-traitant Qualiopi et du porteur
| Sujet | Le formateur sous-traitant | L’organisme porteur |
|---|---|---|
| Déclaration d’activité | Détient son propre NDA | Vérifie le NDA avant de contracter |
| Contrat | Lit, négocie et signe | Rédige ou fournit le modèle, le conserve |
| Conception pédagogique | Construit le contenu et l’anime | Valide l’adéquation au besoin et aux objectifs |
| Preuves de réalisation | Les produit pendant la session | Les contrôle et les archive pour l’audit |
| Évaluation de la satisfaction | Distribue les questionnaires | Analyse les résultats et traite les réclamations |
| Bilan pédagogique et financier | Remplit le sien si son statut l’impose | Déclare la sous-traitance dans son propre BPF |
| Assurance | Souscrit une responsabilité civile professionnelle | Vérifie l’attestation, couvre sa propre activité |
| Facturation au client | Facture le porteur | Facture le client final |
Le tableau donne la répartition la plus fréquente. Votre contrat peut la préciser : c’est lui qui fait foi entre vous et le porteur.
Déclaration d’activité, BPF et assurance : les trois points à vérifier
La déclaration d’activité
Elle se fait auprès de la DREETS de votre région, dans les trois mois suivant votre première convention. Gardez la preuve d’enregistrement, car le porteur vous la demandera.
Le bilan pédagogique et financier
Un organisme déclaré remet chaque année un BPF à l’administration. Demandez au porteur comment votre part d’activité y figure, et vérifiez auprès de votre comptable ce qui vous incombe en propre. Les règles précises dépendent de votre statut.
L’assurance
La loi n’impose pas une assurance précise à chaque formateur, mais les contrats de sous-traitance la demandent souvent. Une responsabilité civile professionnelle protège contre les dommages causés pendant la session. Demandez l’attestation à votre assureur avant de signer, et conservez-la dans votre dossier.
Avant une première session portée, réunissez toujours les mêmes pièces : NDA, CV à jour, attestation d’assurance et contrat relu. Un formateur qui les prépare d’avance évite de retarder son démarrage.
Formateur sous-traitant Qualiopi et CPF : faut-il être certifié ?
Hors CPF, aucun texte n’impose au sous-traitant d’être certifié Qualiopi. Dans le cadre du CPF, le décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023 a changé la règle : le sous-traitant d’une action éligible au CPF doit être certifié, comme le donneur d’ordre. Les organismes certifiés Qualiopi ne peuvent donc plus confier ces actions à un formateur non certifié.
Deux dispenses existent. Si vous relevez du régime micro-social et que votre chiffre d’affaires reste sous le plafond du régime micro-entreprise, vous êtes dispensé de la certification Qualiopi (article R. 6333-6-3) : ce plafond est de 83 600 € HT en 2026 pour les prestations de services, selon service-public.fr. Si vous n’intervenez que sur une partie de l’action, sans couvrir un bloc de compétences complet, vous êtes dispensé des certifications et habilitations de l’article L. 6113-2 (article R. 6333-6-4), un texte qui ne cite pas Qualiopi : faites-le confirmer par le donneur d’ordre. Dans les deux cas, le donneur d’ordre garde la charge de contrôler votre mission.
Vous intervenez, ou souhaitez intervenir, sous la certification d’un organisme ? Vérifiez votre situation.
Tester mon éligibilité au portageSous-traitance en cascade : pourquoi un formateur sous-traitant Qualiopi ne peut pas déléguer
La sous-traitance en cascade consiste à confier la mission reçue à un tiers. Le donneur d’ordre ne connaît alors ni ses compétences ni ses moyens mobilisés. Le référentiel national qualité demande à l’organisme de maîtriser chaque intervenant, ce que la cascade rend impossible. Gardez donc la mission pour vous, ou demandez au porteur de contracter directement avec le confrère.
Formateur indépendant sans Qualiopi : quelles options
Un formateur indépendant sans Qualiopi peut travailler de trois façons, dont celle de formateur sous-traitant Qualiopi. Soit il vend directement à des entreprises ou des particuliers qui financent sur leurs fonds propres. Soit il intervient comme sous-traitant d’un organisme certifié, avec contrat et NDA. Enfin, quand son volume le justifie, il prépare sa propre certification.
Notre comparatif devenir organisme de formation ou se faire porter vous aide à choisir entre les deux dernières. Pour une action financée par le CPF, rappelez-vous que le sous-traitant doit être certifié, sauf si vous relevez du micro-social sous 83 600 € HT (dispense Qualiopi) ou si vous n’intervenez que sur une partie d’action ne couvrant pas un bloc de compétences complet (dispense plus limitée).
Les erreurs qui coûtent cher à un formateur sous-traitant Qualiopi
Les mêmes erreurs reviennent d’un dossier à l’autre. Elles se corrigent facilement quand on les connaît à l’avance, et elles coûtent cher quand on les découvre pendant un contrôle.
- Intervenir sans NDA en comptant sur celui du porteur.
- Travailler sans contrat écrit, sur un simple échange de mails.
- Confier une partie de la session à un confrère, c’est-à-dire une cascade.
- Accepter un portage de bilan de compétences ou de VAE hors périmètre.
- Croire qu’un numéro prêté suffit : le prêt de numéro n’est pas de la sous-traitance.
Chacune de ces erreurs expose le porteur et le formateur à un contrôle défavorable. Pour le détail du cadre, relisez notre analyse le portage Qualiopi est-il interdit ?. Pour la suite : le portage Qualiopi, étape par étape, le coût d’un portage Qualiopi et la différence avec le portage salarial.
Questions fréquentes du formateur sous-traitant Qualiopi
Hors CPF, la certification n’est pas imposée au sous-traitant. Pour le CPF, elle l’est, sauf micro-social sous 83 600 € HT ou intervention sur une partie d’action qui ne couvre pas un bloc de compétences complet.
Oui. L’article L. 6351-1 du Code du travail impose la déclaration d’activité à toute personne qui réalise des prestations de formation professionnelle.
En général l’organisme porteur. Vous facturez le porteur selon le contrat de sous-traitance.
Non. La sous-traitance en cascade est interdite pour le CPF et déconseillée partout, car le porteur doit connaître et contrôler chaque intervenant.
L’organisme porteur, au titre de l’indicateur 27. Vous lui fournissez les preuves de votre intervention.
Cela dépend de votre statut et de votre déclaration d’activité. Vérifiez avec votre comptable et demandez au porteur comment il déclare votre part.
Aucune assurance précise n’est imposée par la loi aux formateurs, mais les contrats demandent souvent une responsabilité civile professionnelle. Lisez les clauses avant de signer.
Pas chez BienveNum. Notre certification couvre les actions de formation uniquement.
À propos de l'auteur
Hugo Vasseur
Hugo Vasseur est chef de projet à l'Agence SW. Spécialiste du SEO, du content marketing et de la stratégie digitale, il forme les indépendants et TPE à développer leur visibilité…
Voir tous les articles →
